Embrassez la révolution de l'IA avec des solutions cousues‑main.

Trois mots pour trois choses différentes. L'intelligence artificielle est un logiciel qui produit du texte, une analyse ou une image à partir d'une demande écrite : ChatGPT en est un. Une automatisation est une suite d'étapes qui s'exécutent seules, le plus souvent sans IA : un e-mail arrive, une ligne s'ajoute dans un tableau, une facture part. Un agent est une automatisation qui fait appel à une IA au moment où il faut juger — trier un message, rédiger une réponse, classer un document.

Ce que j'installe chez vous est presque toujours une automatisation, avec de l'IA à un ou deux endroits précis. Le reste est du logiciel classique : plus prévisible, moins cher, plus facile à réparer.

Trois cas. S'automatise bien : une tâche répétitive à règles claires — relances, tri de messages, ressaisie d'une information d'un outil vers un autre, préparation de documents, veille. Se met en modèle sans s'automatiser : une tâche qui gagne à suivre une trame mais qui demande un jugement, comme un cadrage client ou une réponse délicate. Reste à vous : la stratégie, les décisions importantes, la relation commerciale.

Le diagnostic range chaque tâche dans l'une de ces trois cases. Il dit aussi ce qu'il ne faut pas automatiser. Une tâche rare, ou qui change à chaque fois, coûte plus cher à automatiser qu'à faire à la main.

Gardez votre abonnement, il reste utile. Dans certains cas, je recommande même de s'en tenir là : un usage occasionnel, différent à chaque fois, et vous seul à l'utiliser. Ce que j'automatise, ce sont les tâches administratives autour de votre métier, pas le métier lui-même.

La différence tient à deux choses. Un abonnement attend que vous l'ouvriez et que vous lui expliquiez la demande. Une automatisation se déclenche seule, à heure fixe ou à l'arrivée d'un e-mail, et s'arrête là où votre avis est nécessaire : le travail est préparé, vous n'avez plus qu'à le relire. Ensuite, ChatGPT ne suit pas toujours vos consignes parce que rien ne l'y oblige. Dans une automatisation, un programme prend en charge la partie répétitive et la refait à l'identique ; l'IA n'intervient que là où il faut juger.

Non. Ce qui compte n'est pas le nombre de salariés, c'est la répétition. Dès qu'une tâche revient chaque semaine et suit toujours les mêmes règles, elle peut être automatisée, que vous soyez seul ou trente.

Le premier chantier n'est simplement pas le même. Un indépendant qui refuse des affaires faute de temps ne commence pas au même endroit qu'une PME dont le dirigeant passe ses journées dans l'opérationnel. Une très petite entreprise a même un avantage : une seule personne décide, et le chantier démarre la semaine suivante.

Votre métier est particulier ; vos tâches administratives le sont beaucoup moins. Une facture, une relance, un devis, un compte rendu, une commande à ressaisir : ces gestes se ressemblent d'un secteur à l'autre, et c'est là que se trouve l'essentiel du temps perdu.

Il y a des cas où je réponds non. Quand une tâche dépend d'un coup d'œil, d'une négociation, ou d'une information qui n'existe nulle part par écrit, elle ne s'automatise pas. Une automatisation posée dessus produit des erreurs coûteuses. Le diagnostic sert aussi à ça : vous dire ce qui, chez vous, doit rester manuel.

Du temps, et il se compte avant de commencer. Prenez une tâche : le nombre de fois où elle revient chaque semaine, multiplié par le temps qu'elle prend. Une heure par jour, c'est cinq semaines de travail par an. C'est ce chiffre que nous relevons au diagnostic, tâche par tâche, avant toute construction.

Le gain ne s'arrête pas au temps. Une relance qui part toujours, un devis envoyé le jour même, un dossier qui n'attend plus que quelqu'un s'en souvienne : ce sont des affaires qui ne se perdent plus.

Les mêmes chantiers reviennent d'une entreprise à l'autre. Les commandes reçues par messagerie ou par téléphone, recopiées à la main dans un tableur puis dans la comptabilité. Les e-mails auxquels il faut répondre vite et toujours de la même façon : l'automatisation prépare le brouillon, vous relisez, vous envoyez. Les relances de devis et de factures, qui partent seules et s'arrêtent dès que le client a répondu. La préparation de documents administratifs à partir d'informations déjà saisies ailleurs.

Ce sont des chantiers de quelques jours à quelques semaines. Au premier rendez-vous, je vous montre celui qui ressemble le plus à votre situation.

Par regarder où le temps et l'argent se perdent, pas par choisir un outil. Trois questions suffisent souvent à trouver le premier chantier : quelle tâche vous prend le plus de temps chaque semaine ? laquelle ne rapporte rien quand c'est vous qui la faites ? laquelle vous coûte de l'argent quand elle est oubliée ?

Le diagnostic suit trois temps. Un questionnaire et un entretien d'une heure pour lister les tâches. Une demi-journée d'observation par service concerné — commercial, administratif, logistique, comptabilité — pour compter ce qui se passe réellement, et non ce qu'on en croit. Chez un indépendant, une demi-journée couvre l'ensemble. Un rapport qui classe les chantiers par priorité, avec pour chacun le temps en jeu et ce qu'il faut pour l'automatiser. Une règle : on n'automatise pas le désordre. Un processus flou se clarifie d'abord.

Vous repartez du diagnostic avec un document qui vous appartient et qui reste utilisable sans moi : vos chiffres, vos tâches classées, un ordre de priorité. Oui, je vends ensuite ce que le diagnostic recommande. Deux garde-fous : le rapport traite les chantiers un par un, et vous pouvez n'en retenir qu'un seul ; et nous commençons par le chantier le plus simple, installé sur vos données — vous ne vous engagez sur les suivants qu'après l'avoir vu tourner.

Il existe des diagnostics gratuits, sous forme de questionnaires. Un questionnaire enregistre ce que vous pensez ; le diagnostic mesure ce qui se passe, ce qui suppose d'observer un processus pendant qu'il tourne. Si vous savez déjà quelle automatisation vous voulez, cette étape ne vous apporte rien : nous passons directement au cadrage.

Non, dans les deux cas. Les automatisations se branchent sur ce que vous utilisez déjà : messagerie, agenda, facturation, fichier clients, tableurs. La plupart des logiciels courants offrent une connexion. Les exceptions existent — un logiciel ancien, sans interface de connexion — et vous le saurez au diagnostic, pas après avoir signé.

Vos processus ne sont pas davantage à reconstruire. Une automatisation reprend le processus tel qu'il existe. Il arrive qu'on en corrige une étape, quand elle produit des erreurs ou refait un travail déjà fait ailleurs : c'est une correction, pas une refonte. Et si un chantier suppose de changer un logiciel, je vous le dis avant, avec ce que cela coûte.

L'état des lieux dure trente minutes et ne vous engage à rien. Le diagnostic demande un questionnaire, un entretien d'une heure, puis une demi-journée d'observation par service concerné, dans vos locaux — une seule demi-journée si vous êtes indépendant. La mise au point d'une automatisation prend ensuite trois ou quatre échanges de trente minutes, avec la personne qui s'en servira. Ce compte vous est donné avant de commencer, pas après.

Les premières semaines vous prennent du temps avant de vous en rendre : il faut décrire vos cas particuliers, puis corriger ce qui passe à côté. Comptez quelques jours pour une automatisation simple, quelques semaines pour un ensemble. Nous en installons une à la fois. Si vous n'avez pas ces heures ce trimestre, je préfère décaler : une automatisation que personne n'a le temps de prendre en main ne sert à rien.

Oui, et une partie de cette formation n'est pas facultative : le règlement européen sur l'IA demande aux entreprises de former les personnes qui utilisent ces outils. La prise en main livrée avec une automatisation répond à cette obligation pour le périmètre concerné.

Deux formats. Une journée pour une équipe qui découvre : à quoi sert l'IA dans son travail, ce qu'elle sait faire, ce qu'elle ne sait pas, ce qu'on ne lui donne jamais. Et une prise en main courte, au moment où une automatisation entre en service, avec les personnes qui s'en serviront. La seconde est comprise dans l'installation. La première se facture à la journée.

Ce n'est pas l'objectif, et ce n'est pas ce que je constate. Une automatisation reprend des tâches, pas des postes : la ressaisie, le tri, les relances, la préparation de documents. Ce sont les parties du travail que personne ne revendique.

Dans une petite équipe, la question se pose autrement : l'automatisation évite souvent un recrutement qu'on n'arrivait pas à faire, ou qu'on ne pouvait pas financer. Dans tous les cas, je travaille avec les personnes concernées dès le diagnostic. Ce sont elles qui connaissent le détail des tâches, et ce sont elles qui utiliseront l'outil. Une automatisation installée contre une équipe ne tient pas trois mois.

Une automatisation est fiable sur ce qui se vérifie : cette facture est-elle arrivée, ce client a-t-il répondu, ce document contient-il ce mot. Elle l'est moins quand on lui demande un chiffre ou une référence de mémoire : elle peut produire une réponse fausse mais crédible. Cette limite est fixée au cadrage, avant la construction (engagement Conduite de projet). Quand il faut rédiger, l'automatisation s'arrête au brouillon et vous relisez avant l'envoi (engagement Validation humaine et règlement IA).

Le cas le plus fréquent n'est ni une panne ni une invention : une relance part chez un client qui avait déjà répondu. Rien ne le signale. Nous relisons donc quelques cas au hasard chaque semaine. La panne est un autre sujet : elle me remonte en alerte, je vous indique sur quelle période le traitement s'est arrêté, et nous reprenons ensemble ce qui n'a pas été fait.

Nous commençons par un inventaire : qui utilise quoi, avec quelles informations. Dans la plupart des entreprises, l'IA est entrée sans décision, sur des comptes personnels. Trois situations sont à distinguer. Avec un outil grand public, ce que vos salariés saisissent peut servir à entraîner le modèle de langage de l'éditeur — le moteur qui fait fonctionner l'outil, ce qu'on appelle un LLM. Avec une offre professionnelle, le fournisseur s'engage à ne pas le faire : cela se vérifie contrat par contrat. Avec une automatisation que j'installe, vous décidez quelles données sortent, et vers où.

Cet inventaire vous dira qui utilise quoi. Il ne vous dira pas ce qui est déjà sorti : personne ne déclare avoir collé un fichier client dans un outil gratuit, et sur un compte personnel l'entreprise n'a aucune trace. Si vos équipes n'ont jamais été formées à ces outils, partez du principe que c'est arrivé. La question utile n'est donc pas ce qui est sorti hier, mais ce qui sortira demain : des comptes professionnels, une règle écrite, une formation courte. C'est par là que commence le diagnostic.

Tout dépend du degré de sensibilité, et c'est par là que nous commençons : classer vos données en trois. Ce qui peut sortir sans risque. Ce qui ne sort que pseudonymisé — le nom du client remplacé par un code, le montant conservé. Ce qui ne sort pas. La solution s'adapte à ce classement : un fournisseur d'IA hébergé en Europe, un modèle installé sur votre propre serveur, ou une étape retirée de l'automatisation, qui reste manuelle. Vos automatisations tournent sur le serveur retenu dans la proposition — partagé, réservé à votre entreprise ou le vôtre (engagement Hébergement et sécurité) —, avec des accès ouverts à votre nom, que vous pouvez révoquer.

Chaque automatisation a sa fiche de traitement : quelles données elle touche, pour quel usage, qui la supervise. Vous restez responsable des traitements ; Alakai intervient comme sous-traitant, selon vos instructions écrites au contrat (engagement Données personnelles et confidentialité). Le RGPD — le règlement européen sur les données personnelles — et le règlement européen sur l'IA sont pris en compte dès la conception.

L'état des lieux, trente minutes, est offert et ne vous engage à rien. Le prix du diagnostic vous est annoncé à l'issue de cet échange, une fois le périmètre connu : à partir de 490 € HT pour un indépendant, davantage dès qu'il y a une équipe et plusieurs processus à observer. Il est déduit du cadrage — l'étape du plan chiffré — si vous poursuivez.

La proposition sépare ensuite deux natures de coût. Ce qui se paie une fois : le cadrage, puis la construction. Ce qui revient chaque mois, une fois que vos automatisations tournent : le serveur, la maintenance et la consommation d'IA (question 18). Les deux vous sont chiffrés avant que vous vous engagiez sur quoi que ce soit.

Le montant mensuel est écrit dans la proposition, à côté du prix de construction. Il comprend trois postes. Deux sont fixes : le serveur qui héberge vos automatisations, et la maintenance que j'assure — surveiller les erreurs, corriger l'automatisation quand un outil change de son côté, et vous remettre chaque mois un relevé du nombre d'exécutions et de la consommation d'IA. Le troisième est variable : chaque traitement effectué par l'IA est facturé à la consommation, sur un compte fournisseur ouvert à votre nom. Je vous donne donc une fourchette, basse et haute, et ce qui vous situe dans l'une ou dans l'autre.

La durée est un autre sujet. La construction est un chantier bien délimité dans le temps ; l'exploitation se règle au mois. Il n'y a pas d'engagement de douze ou vingt-quatre mois : vous l'arrêtez d'un mois sur l'autre. Vous perdez alors la maintenance. Vous pouvez la confier à un autre prestataire, ou vous en passer : dans ce cas, les alertes vous arrivent, et personne n'est chargé d'y répondre.

Avant de construire, nous relevons un chiffre chez vous : combien de fois par semaine, combien de temps, combien d'erreurs. Sans ce relevé, rien n'est comparable ensuite. Nous écrivons en même temps deux seuils : celui à partir duquel on étend l'automatisation, celui à partir duquel on l'arrête. Un seuil d'arrêt tient en une phrase. Pour une automatisation qui prépare des devis, par exemple : si plus de deux devis sur dix doivent être repris à la main, elle est à revoir.

Un projet échoue rarement pour des raisons techniques. Le plus souvent, l'objectif n'a pas été fixé, les données sont en désordre, ou l'outil ne correspond pas au travail réel. Je ne promets pas de résultat : je m'engage sur la mesure, et sur l'arrêt si elle est mauvaise. Quand nous arrêtons, l'exploitation s'interrompt à la fin du mois. Ce qui a été construit vous reste, et reste payé.

Ce qui est construit chez vous vous appartient, et c'est écrit dans la proposition avant signature. Les comptes et les clés d'accès — les codes qui autorisent un logiciel à en piloter un autre — sont ouverts à votre nom. Vos automatisations fonctionnent sur n8n, un logiciel d'automatisation qu'un autre prestataire sait reprendre. Vous recevez à la livraison les pièces listées dans l'engagement Propriété et sortie — copie exportable, schéma, liste des comptes, procédure de reprise —, mises à jour à chaque évolution : un autre prestataire peut reprendre sans me contacter. Si elles tournent sur le serveur d'Alakai, vous emportez vos automatisations, pas le serveur.

Alakai est une petite structure, et c'est moi qui construis. Vous promettre que je serai toujours là n'aurait aucune valeur. Ce qui vous protège, c'est de pouvoir continuer sans moi. Les outils évoluent : vos automatisations demandent un entretien régulier, qui est facturé et que vous pouvez confier ailleurs.